El foco esencial de la cuarta generación de la
administración puede captarse en la matriz de administración del tiempo
esquematizada a continuación. Básicamente, dedicamos nuestro tiempo a uno de
los cuatro bloques de actividades siguientes:
Como puede verse, los dos factores que definen una
actividad son urgente e importante. Urgente significa que se necesita una
atención inmediata, « ¡ahora!». Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. El
timbre del teléfono es urgente. La mayoría de las personas no soportan ni
siquiera el pensamiento de dejar que suene.
Uno puede pasar horas preparando materiales, vestirse y
trasladarse a la oficina de alguien para examinar una cuestión determinada,
pero si mientras estamos allí suena el teléfono, tendrá preferencia sobre
nuestra visita personal.
Cuando es uno quien llama, por lo general no nos
contestan «Voy a colgar y le llamo en quince minutos».
Pero son esas mismas personas, que por teléfono nos
atienden de inmediato, las que pueden dejarnos esperando en una oficina, por lo
menos durante ese mismo lapso, mientras terminan una conversación telefónica
con algún otro.
Las materias urgentes son por lo general muy visibles.
Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. Por lo general las
tenemos ante nuestras propias narices. Y suelen ser agradables, fáciles,
divertidas. ¡Pero con la misma frecuencia carecen de importancia!
La importancia, por otra parte, tiene que ver con los
resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a
nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.
Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones
importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad.
Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas
ocurran. Si no practicamos el segundo hábito, si no tenemos una idea clara de
lo que es importante, de los resultados que deseamos obtener en nuestras vidas,
con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo urgente.
Examinemos por un momento los cuatro cuadrantes de la
matriz de la administración del tiempo. El cuadrante I es urgente e importante.
Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atención inmediata. A
las actividades del cuadrante I, por lo general, las denominamos crisis o
problemas. Todos experimentamos en nuestras vidas algunas actividades del
cuadrante I. Pero el cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son
administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores
que trabajan al borde de los plazos.
Mientras uno se centra en el cuadrante I, éste crece cada
vez más hasta que nos domina. Es como el oleaje. Llega un gran problema, nos
golpea y nos deja tendidos y confusos. Uno lucha, se pone en pie, y lo único
que consigue es quedar frente a otro problema que vuelve a golpearlo y dejarlo
tendido.
Algunas personas son literalmente acribilladas por los
problemas todo el día y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir
hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que
en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la
mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II
y III sólo les prestan una atención mínima.
Así es como viven las personas que administran su vida
sobre la base de las crisis.
Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante
III, «urgente, pero no importante», pensando que están en el cuadrante I. Continuamente
reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes.
Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las
prioridades y expectativas de los otros.
Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a
los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables.
Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes
III y IV porque, urgentes o no, no son importantes. También reducen el
cuadrante I, pasando más tiempo en el cuadrante II. El cuadrante II es el
corazón de la administración personal efectiva. Trata de las cosas que no son
urgentes, pero sí importantes: por ejemplo, construir relaciones, redactar un
enunciado de la misión personal, la planificación de largo alcance, la ejercitación,
el mantenimiento preventivo, la preparación, todas esas cosas que sabemos que
hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes.
Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivas
no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las
oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas, piensan
preventivamente. Tienen auténticas crisis y emergencias del cuadrante I que
requieren su atención inmediata, pero su número es comparativamente pequeño.
Mantienen P y CP en equilibrio, al centrarse en las actividades importantes,
pero no urgentes, del cuadrante II, que tienen alto poder para generar
capacidad.
Teniendo en mente la matriz de la administración del
tiempo, tómese un momento y considere de qué modo ha respondido a las preguntas
del principio de este hábito. ¿En qué cuadrante encajan? ¿Son importantes? ¿Son
urgentes?
Mi conjetura es que probablemente encajen en el cuadrante
II. Son obviamente importantes, profundamente importantes, pero no urgentes. Y
porque no son urgentes, usted no se dedica a ellas.
Examine de nuevo la naturaleza de esas preguntas: ¿qué
puede hacer usted en su vida personal y profesional que, de hacerlo
regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida? Las
actividades del cuadrante II tienen ese tipo de efecto. Nuestra efectividad
avanza a pasos agigantados cuando las realizamos.
Podes ser estudiante universitario, obrero en una cadena
de montaje, diseñador de modas o presidente de una compañía; en todos los casos
creo que, si se pregunta qué hay en el cuadrante II, cultiva la proactividad y
la pone en práctica, finalmente logrará los mismos resultados. Su efectividad
aumentará extraordinariamente. Sus crisis y problemas se reducirán hasta
adquirir proporciones manejables, porque pensará con anticipación, trabajando
sobre las raíces, adoptando, en primer lugar, las medidas que impidan que las
situaciones lleguen a convertirse en crisis. En la jerga de la administración
del tiempo, esto se llama el «principio de Pareto»: el 80 por ciento de los
resultados provienen del 20 por ciento de las actividades.