Aunque lo que aquí intento es enseñar principios (y no
prácticas) de efectividad, creo que el lector podrá comprender mejor los
principios y la índole facilitadora de la cuarta generación, si hace realmente
la experiencia de organizar una semana centrada en principios del cuadrante II.
La organización del cuadrante II implica cuatro
actividades clave:
Identificación de roles. La primera tarea consiste en
poner por escrito sus roles clave. Si usted ha pensado seriamente en los roles
de su vida, puede escribir lo que vaya pasando por su mente. Tiene un rol como
individuo. Tal vez quiera enumerar uno o más roles como miembro de la familia:
esposo o esposa, madre o padre, hijo o hija, miembro de la familia extensa de
abuelos, tíos, tías y primos. Puede que quiera enumerar varios roles laborales,
que indiquen las diferentes áreas en las que desea invertir tiempo y energía de
modo regular. Es posible que tenga roles en la Iglesia o en los asuntos
comunitarios.
No es necesario que se tome la molestia de definir los
roles correspondientes al resto de su vida; limítese a considerar la semana y
ponga por escrito las áreas en las que usted se ve dedicando tiempo durante los
próximos siete días.
A continuación presentamos dos ejemplos del modo en que
la gente puede verse en sus diversos roles.
1. Individuo 1.
Desarrollo personal
2. Esposo/padre 2.
Esposa
3. Gerente de nuevos productos 3. Madre
4. Gerente de investigación 4. Vendedora de agencia
inmobiliaria
5. Gerente de desarrollo de colaboradores 5. Maestra de escuela dominical
6. Gerente de administración 6. Miembro de la junta de la
orquesta
7. Presidente de organización de beneficencia
Selección de las metas. El paso siguiente consiste en
pensar dos o tres resultados importantes que uno cree que tiene que lograr en
cada rol durante los siete días siguientes, que serán registrados como metas.
Por lo menos algunas de esas metas deben reflejar
actividades del cuadrante II. Idealmente, esas metas a corto plazo están
relacionadas con las metas a largo plazo que usted ha identificado con su
enunciado de la misión personal. Pero incluso aunque no haya escrito ese
enunciado, es posible que tenga la sensación de lo que es importante al
considerar cada uno de sus roles, y un par de metas por cada rol.
Programación temporal. Ahora puede el lector considerar
la semana que tiene ante sí, con las metas en mente, y programar el tiempo para
alcanzarlas. Por ejemplo, si su meta es redactar el primer borrador del enunciado
de la misión personal, tal vez disponga de un lapso de dos horas del domingo
para dedicarlas a esa tarea. El domingo suele ser ideal para planificar las
actividades más valiosas para la promoción personal, entre las cuales se cuenta
la organización semanal. Es un buen momento para hacer un alto en el camino,
buscar un poco de inspiración y considerar la vida en el contexto de los
principios y los valores.
Si uno establece la meta de mejorar su estado físico
mediante ejercicios, puede reservarles una hora, tres o cuatro días por semana,
o todos los días de la semana. Hay algunas metas que sólo se pueden alcanzar
durante el horario de trabajo, y otras por las que hay que luchar el sábado,
cuando los chicos están en casa.
¿Empieza a advertir algunas de las ventajas de organizar
la semana, en lugar del día?
Después de haber identificado los roles y establecido las
metas, se puede trasladar cada meta a un día específico de la semana, sea como
prioridad o, lo que es incluso mejor, con una asignación horaria concreta.
También se puede consultar la agenda anual o mensual y ver las previsiones y citas anteriores, evaluando su importancia en el contexto de las metas; se transfiere entonces al programa semanal la que se decide mantener, y las otras se reprograman o cancelan.
Al estudiar la hoja de trabajo que presentamos a
continuación, obsérvese de qué modo han sido programadas o traducidas a un plan
de acción específico las diecinueve metas más importantes, que en general
pertenecen al cuadrante II. Adviértase además el recuadro titulado «Afilar la
sierra», que proporciona espacio para planificar actividades vitales
renovadoras del cuadrante II en cada una de las cuatro dimensiones humanas que
explicaremos al abordar el séptimo hábito.
Se ha reservado tiempo para 19 metas importantes, ¡pero
véase la cantidad de espacio libre que queda en la hoja de trabajo! Además de
permitirnos poner primero lo primero, la organización semanal del cuadrante II
otorga libertad y flexibilidad para controlar acontecimientos imprevistos,
cambiar la programación temporal si es necesario, gozar de relaciones e
interacciones con otros, disfrutar profundamente de experiencias espontáneas,
sabiendo que uno ha ordenado proactivamente la semana para alcanzar metas clave
en todas las áreas de la vida.
Adaptación diaria. Con la organización semanal del
cuadrante II, la planificación diaria se convierte en una función de adaptación
diaria, de dar prioridad a actividades y de responder a acontecimientos,
relaciones y experiencias imprevistos de un modo significativo.
Si todas las mañanas dedicamos unos minutos a revisar la
agenda podemos ponernos en contacto con las decisiones basadas en valores
tomadas al organizar la semana, y también con los factores no previstos que
aparezcan. Al echar una mirada al día, se puede ver que los roles y metas
permiten una priorización natural que surge de nuestro sentido innato del
equilibrio. Se trata de un establecimiento de prioridades más flexible, más del
hemisferio derecho del cerebro, que en última instancia proviene de la idea de
la misión personal.
Pero podría decirse que el establecimiento de prioridades
de tercera generación en A, B, C, o 1, 2, 3, proporciona el orden necesario a
las actividades diarias. Es una falsa dicotomía dividir de modo tajante las
actividades en importantes y no importantes. Obviamente, se distribuyen sobre
un continuum, y algunas actividades importantes son aún más importantes que
otras. En el contexto de la organización semanal, el establecimiento de
prioridades de tercera generación pone orden en los objetos cotidianos.
Pero tratar de dar prioridad a las actividades antes de
saber cómo se relacionan con nuestra idea de la misión personal y cómo se
adecúa al equilibrio de la vida, no es efectivo. Tal vez se están estableciendo
prioridades y realizando cosas que uno no quiere o no necesita hacer en
absoluto.
¿Empieza el lector a advertir la diferencia entre
organizar la semana como administrador centrado en principios, gerenciando el
cuadrante II, y planificando el día como un individuo centrado en alguna otra
cosa?
¿Empieza a percibir la tremenda diferencia que
determinaría el centrarse en el cuadrante II, sobre su nivel actual de
efectividad?
He experimentado en mi propia vida el poder de la
organización centrada en principios, del cuadrante II, y la he visto
transformar las vidas de centenares de otras personas; y estoy convencido de
que determina una diferencia, una importante diferencia positiva. Y cuanto más
completamente vinculemos las metas semanales a un marco de principios correctos
y a un enunciado de la misión personal, mayor será el aumento de efectividad.
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